Pour la réalisation des missions, les bénévoles peuvent prétendre au remboursement des frais avancés au nom de l’association Saint-Patern.

Application du défraiement

L’association ne prend en compte dans le défraiement uniquement que les demandes suivantes.

• Frais de déplacement : distance en km (sur la base d’une indemnité kilométrique), péages, transports en commun.
• Forfait pour l’utilisation du matériels motorisés d’entretien, prenant en compte le carburant et les consommables : débroussailleuse, tronçonneuse, taille-haie, nettoyeur haute-pression.
• Fournitures pour les travaux sur les ouvrages : produits de peinture, produits de maçonnerie, produits de nettoyage, produits de finition.
• Frais d’autre nature, avec l’accord du CA et du bureau de l’association.

Le bénévole demandeur devra remplir et faire parvenir au bureau le formulaire de défraiement. En cas de remboursement, un chèque sera émis à l’ordre du demandeur si les conditions sont toutes remplies (cf. ci-dessous).

Conditions

1. Être adhérent de l’association Saint-Patern.
2. Être à jour de sa cotisation à la date des frais avancés.
3. Pouvoir justifier des frais avancés dans le cadre des missions de l’association.
4. Fournir tous les justificatifs nécessaire au traitement de la note de frais (facture détaillée, ticket d’achat détaillé, ticket/billet de transport en commun, photos des réalisations, etc.).

Guide de fonctionnement du formulaire de note de frais

Le bénévole demandeur doit remplir le formulaire Note de frais fourni par l’association (à télécharger ou à demander au bureau), en suivant les consignes.

1. Bénévole : nom et prénom
2. Période des avances de frais : dates de la première et dernière lignes de frais.
3. Choix du traitement des frais avancés : le bénévole peut choisir le remboursement ou l’abandon des frais avancé. En cas d’abandon, la note de frais sera enregistrée comme don à l’association. Le remboursement est uniquement fait par chèque à l’ordre du bénévole.
4. Date : pour chaque frais engagé.
5. Description des frais : renseigner la nature des interventions (visite/inventaire/travaux/entretien) sur les ouvrages, les communes d’intervention et toutes autres informations essentielles à la compréhension de la ligne de frais.
6. Transport : distance en kilomètres comprenant l’aller-retour entre la zone de chantier et le domicile du bénévole, les trajets entre ouvrages et autres déplacements liés à l’intervention.
7. Ouvrages : indiquer séparément le nombre d’ouvrages visités et le nombre d’ouvrages sur lesquels on eu lieu des travaux. Ces données permettent l’indemnisation sur le coût de fonctionnement du matériel d’entretien utilisé (débroussailleuse, tronçonneuse, nettoyeur haute-pression, etc.).
8. Autres frais : renseigner le montant des frais comme les fournitures, le consommable, les frais de péages et de transport en commun, ainsi que les frais d’autre nature.
9. Total des colonnes : pour chaque colonne, calculer la somme des lignes saisies (en km ou Euro).
10. Émargement et validation : la note de frais doit être signée par le bénévole demandeur, son responsable hiérarchique (président ou vice-président) et le trésorier de l’association.